Un salarié demande ses fiches de paie 5 ans après son départ, que dois-je faire ?
Certains RH ou Responsables d’organismes pensent que les fiches de paie ont une durée de conservation stricte et rigide de 5 ans.
Or, les périodes de conservation, sont généralement exprimées dans la loi comme étant la durée minimale de conservation des dossiers par l’organisme.
Ces durées de conservation réglementaires peuvent généralement être retrouvées après une recherche dans les lois et règlements applicables. Cependant, la majorité des lois et des règlements ne fixent pas explicitement de durée de conservation.
Le droit du travail français comporte de nombreuses dispositions qui énoncent le nombre d’années pendant lesquelles les établissements peuvent conserver des dossiers.
Quant aux fiches de paie, la durée minimale est de cinq ans. Néanmoins, cette disposition souffre de quelques carences.
A titre d’exemple, il n’est pas précisé que la durée de 5 ans court à partir de la date à laquelle une fiche de paie a été générée ou à partir du départ de l'employé de l'entreprise.
Par conséquent, il est généralement admis que les fiches de paie soient conservées pour une durée de 5 ans à compter du départ de l'employé de l’établissement.
En revanche, il incombe à l'employé de conserver ses fiches de paie, durant toute sa vie.
Pour revenir à l'essentiel, vous êtes libre de consulter notre article les 7 erreurs RH en matière de RGPD.
Que faire si un salarié vous demande une copie de ses fiches de paie au-delà de 5 ans ?
Il est possible qu'un employé ait égaré ou perdu une fiche de paie. Que faire si ce dernier vous demande une copie, au-delà de 5 ans ? Nous savons par expérience que des salariés sont susceptibles de demander leurs fiches de paie bien plus tard. Cela constitue la raison pour laquelle vous pourriez décider de les conserver au-delà de 5 ans.
Comment conserver ses fiches de paie au-delà de 5 ans ?
Dans ce cas, vous devez les conserver dans un endroit isolé, sur support physique ou numérique. Il est aussi important de durcir les règles qui permettent l'accès à ces documents. Veillez à ce que l’endroit soit verrouillé, par un système de verrou aux portes de la pièce, ou par un mot de passe et à ce qu'un personnel habilité soit désigné. Ce membre du personnel deviendra le seul à pouvoir accéder à ces dossiers si un ancien employé sollicite des copies de ses fiches à l'issue de la période de cinq ans. Ce mécanisme est appelé l'archivage intermédiaire interne des fiches de paie.
Il est préférable de chiffrer ce délai en archivage intermédiaire puis de vous assurer de supprimer les fiches de paie au terme du délai choisi. Vous ne pouvez pas conserver une fiche de paie éternellement.
Nos conseils pour conserver ses fiches de paie au-delà de 5 ans
Si vous prévoyez de conserver les fiches de paie au-delà de 5 ans, assurez-vous de procéder comme suit :
- Créer une base de données séparée (physique ou numérique) qui se distingue de la base de données courante.
- Désigner un point d'accès unique, c'est-à-dire un membre du personnel chargé des archives disposant de l’accès aux anciennes fiches de paie.
- Exigez que la demande de l’employé pour d’anciennes fiches de paie soit écrite, explicite et authentifiée.
- Assurez-vous que les employés soient informés.
A titre d'exemple, vous pouvez informer vos salariés que leurs fiches de paie pourront être stockées dans une base de données courante pour 5 ans au terme duquel elles seront transférées dans une base de données intermédiaire distincte dont l'accès est réservé à votre personnel désigné. Par la même occasion, il serait opportun de rappeler à vos employés leur responsabilité de conserver soigneusement leurs fiches de paies, à vie.
