Mise en place du RGPD en PME : les options de la Direction

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose à toutes les entreprises, y compris les PME, de garantir la conformité de leurs pratiques en matière de protection des données. La mise en place du RGPD pour les petites entreprises peut sembler complexe, mais elle est essentielle pour éviter les sanctions RGPD, renforcer la sécurité des données et assurer la transparence dans le traitement des données des clients, employés et partenaires.

Quels sont les impacts et les meilleures stratégies pour réussir la mise en place du RGPD dans votre PME ?

Les obligations spécifiques des PME face au RGPD

Même si les PME ont des ressources plus limitées que les grandes entreprises, elles doivent respecter les obligations RGPD suivantes :

1. Assurer la sécurité des données en mettant en place des mesures adaptées à la sensibilité des informations traitées.
2. Gérer le consentement des clients et des employés pour le traitement des données personnelles, en garantissant leur information et leur libre choix.
3. Documenter la conformité en tenant un registre des activités de traitement, en rédigeant des politiques de confidentialité et en effectuant un audit RGPD annuel.
4. Désigner un DPO (Délégué à la Protection des Données) pour sécuriser ses relations contractuelles avec ses donneurs d'ordre et ses sous-traitants
5. Évaluer les risques liés aux traitements et prévoir des actions correctives pour éviter tout incident ou violation de données.

Les défis de la mise en conformité pour une PME

La mise en place du RGPD en PME soulève plusieurs questions fréquentes :

• "Nous stockons des données clients, mais notre système est-il conforme au RGPD ?"
• "Quels documents devons-nous mettre en place pour démontrer notre conformité ?"
• "Un employé nous demande l'accès à ses données personnelles, comment réagir ?"
• "Que faire si un fournisseur ou un prestataire n'est pas conforme au RGPD ?"

Ces problématiques mettent en évidence la responsabilité des PME en matière de protection des données et l’importance d’un accompagnement adapté pour réussir leur mise en conformité RGPD.

Mise en conformité RGPD en PME : les 3 options

Pour assurer une mise en place efficace du RGPD pour les petites entreprises, plusieurs approches sont possibles en fonction des ressources disponibles.

Option 1 : Externaliser la conformité RGPD avec un DPO externe

L’option la plus adaptée pour une PME est d’externaliser la mise en place du RGPD en faisant appel à un DPO (Délégué à la Protection des Données) externe.

Concrètement, le DPO externe :

• Absorbe l'opérationnel du RGPD (ex : évaluation des traitements et gestion des obligations légales)
• Devient point de contact auprès des autorités (CNIL) en cas de contrôle ou d'incidents sur les données (ex : perte de matériel informatique ou hacking/piratage)
• Maintien la conformité RGPD dans le temps (ex : mise à jour documentaire, analyse contractuelle, audit annuel, etc.)

📌 Avantages : Peu chronophage (les équipes préfèrent) + Coût abordable + Sécurité business et légale = Gestion simplifiée. Pour information, plus de 80% des clients chez Blockproof de type TPE/PME ont choisi l'offre DPO externe.

Option 2 : Gérer en interne avec l'appui d'un expert RGPD

Les PME peuvent aussi opter pour un accompagnement par un consultant ou un cabinet spécialisé en audit RGPD, qui apporte une expertise pour structurer la mise en place de la conformité. Cette approche inclut :

• Un guide RGPD PME adapté aux spécificités de l’entreprise.
• Une analyse des écarts et un audit RGPD complet.
• La rédaction des documents essentiels et la mise en conformité progressive.

📌 Avantages : meilleure maîtrise des risques.
⚠️ Inconvénients : temps à allouer pour un salarié + risque en cas d'absence du salarié

Option 3 : Gérer la mise en conformité avec un salarié en interne

Certaines PME choisissent de gérer leur conformité elles-mêmes en désignant un référent interne chargé du traitement des données et de la mise en œuvre des bonnes pratiques du RGPD.

Cela implique :

• L’identification des traitements et la mise à jour du registre des activités.
• La sécurisation des données stockées et des accès informatiques.
• La formation des employés aux règles du RGPD et aux risques liés à la protection des données.

📌 Avantage : seulement si vous disposez du budget pour recruter un Juriste DPO à temps plein (équivaut à 40-50K brut annuel)
⚠️ Inconvénients : si un salarié s'en occupe en complément de ses missions : charge de travail importante, risque d’erreurs, incertitude juridique, faible intérêt.

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