DPO externe : 7 avantages pour votre conformité RGPD

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Les avantages d'un DPO externe
DPO interne vs DPO externe
  1. Absence de conflit d’intérêts du DPO externe
  2. Économies de charges
  3. Flexibilité du DPO externe
  4. Rapidité d’exécution d’un DPO et qualité de service
  5. L’implication totale du DPO externe
  6. Le DPO externe est impartial
  7. Le DPO externe a une vision globale sur votre secteur d’activité

Récemment, nous avons fêté les deux ans d'application du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Une harmonisation de la protection des données sur le territoire de l'UE est en marche et nous assistons à un effet de cascade sur les règles mondiales de protection de la vie privée dans le même sens que le RGPD. Aujourd’hui, notre attention est portée sur la fonction de DPO externalisé. Quels sont les 7 avantages à désigner un DPO externalisé ?

Absence de conflit d’intérêts du DPO externe

Récemment, l'autorité belge de protection des données a infligé une amende de 50 000 euros à une entreprise qui avait nommé son responsable de la conformité comme DPO. Les autres autorités de protection des données sont certainement sur la même voie pour évaluer la conformité dans la désignation d'un DPO

Pour cette raison, nous affirmons que les personnes qui, au sein d'un organisme, occupent des fonctions de direction ou des fonctions opérationnelles qui les amènent à déterminer les finalités et les moyens dont le traitement est effectué, ne peuvent être nommées DPO.

Nous constatons que de plus en plus d'entreprises hésitent à nommer un de leurs employés comme DPO interne à temps pleins ou à temps partiel. Pourtant, dans ce cas là, il est peut être difficile pour un(e) salarié(e) d’apporter une analyse franche et indépendante, par peur de froisser sa direction.

Économies de charges 

Le recours à un DPO externe permet de réaliser des économies importantes par rapport au coût d’un DPO interne qui peut se chiffrer autour de 60 000 € par an.

Il y a trois raisons principales à cela :

Premièrement, en qualité de spécialiste du RGPD, un DPO externe a la capacité d’optimiser ses processus et réaliser des économies d'échelle ; en comparaison notamment du DPO interne qui exerce une double fonction et dont le RGPD n’est pas la spécialité. 

Deuxièmement, votre fournisseur de service de DPO externe peut vous permettre de réduire les coûts en matière RH : réduction des charges sociales, des coûts de recrutement de l'administration des ressources humaines et des salaires, etc.

Troisièmement, vous disposez, à travers votre fournisseur de service de DPO externe, d'un niveau approprié de ressources et de temps affectées à votre projet au coût approprié.

Flexibilité du DPO externe

Le choix de l'expertise, de la durée des missions et du budget est laissé à votre discrétion, surtout si la taille de votre organisme ne réclame pas un DPO à temps plein

Par ailleurs, les organismes établis en dehors de l’UE (traitant des données personnelles des résidents de l’UE) peuvent désigner un DPO externe basé dans le pays membre où se trouvent le plus grand nombre de personnes dont les données sont traitées (par l’organisme).

Rapidité d’exécution d’un DPO et qualité de service

En sa qualité de spécialiste, le DPO externe délivre un travail de haute qualité, et traite une demande en moyenne plus rapidement qu’un DPO interne non spécialisé, notamment sur la recherche d’informations et à la modélisation de la solution. 

Vous réduisez ainsi le risque d’erreur et augmentez l’efficacité des procédures. 

L’implication totale du DPO externe

Un DPO externe se consacre à 100 % à son activité et maintient son niveau d'expertise et de connaissances à jour et approfondi. Les DPO internes ont généralement du mal à consacrer du temps à leur fonction de DPO lorsqu’il occupe une double fonction dans l’entreprise. En effet, les DPO internes sont rarement des spécialistes du RGPD. Accomplir des tâches en lien avec le RGPD peut sembler fastidieux ou douloureux lorsque la compréhension de l’environnement réglementaire est partiel. 

Le DPO externe est impartial 

Les DPO externes travaillent à l'extérieur de l’organisme. Ils ne risquent pas d’avoir un regard biaisé sur une situation interne ou n’ont pas d’intérêt à prendre parti. Ils sont neutres et objectifs. Le DPO fait directement remonter les informations à la direction et n'a pas peur de conflits internes. Un DPO interne va davantage hésiter à s'adresser à ses pairs, notamment si le DPO doit leur annoncer un changement de comportement pour être conforme avec le RGPD. 

Le DPO a une vision globale sur votre secteur d’activité 

Les DPO externes disposent généralement d’une vision globale sur le traitement des données dans votre secteur d’activité ainsi qu’un approche terrain pragmatique. 

Conclusion :

Ainsi, les DPO externes mèneront aisément à bien leur mission de sauvegarde de la protection des données personnelles pour assurer votre conformité au RGPD.

Après lecture de cet article, quelque soit votre choix entre DPO interne et DPO externalisé, notez que le poste de DPO au sein de votre organisation est une nomination importante à laquelle il faudra consacrer une attention particulière.

Si vous vous questionnez sur le choix entre DPO interne et DPO externe, notre équipe est là pour vous conseiller dans votre choix. Notre mission est de vous aider à trouver les solutions qui conviennent le mieux à votre organisation et votre budget. Notez que nos offres concernent aussi bien les DPO internes et que les DPO externes. Pour nous rencontrer, vous êtes libre de choisir un créneau à l’heure qui vous convient en suivant ce lien.  

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