Dois-je supprimer systématiquement le dossier d'un usager après son départ ?

Il serait aisé de détruire tous les dossiers dès la fin de la prise en charge, sans prendre en compte des délais de conservation des dossiers. Certaines structures dans les secteurs du social ou médico-social pourraient agir ainsi (croyant que le RGPD interdit toute forme de conservation des données). 

Déterminer la durée de conservation exacte est important mais complexe

Les dossiers des services sociaux, médico-sociaux et sanitaires sont des actifs essentiels à l'établissement. Ils sont aussi des preuves des actions juridiques et administratives effectuées par l'organisme. 

Concrètement, la destruction de dossiers (sans respecter les règles du RGPD et du Code du patrimoine) entraîne de graves conséquences juridiques. Une telle destruction par un organisme des dossiers sera considérée comme illégale. Chez Blockproof, nous vous aiderons à déterminer les durées de conservation exactes de vos documents.

La conservation du dossier d'un usager durant la prise en charge

Si votre organisme collecte des données pour atteindre un objectif défini (par exemple celui de prendre en charge un usager dans votre établissement) vous pouvez conserver les données strictement nécessaires pour atteindre cet objectif sous format papier ou numérique. 

Toutes les informations nécessaires à cette mission peuvent ainsi être stockées dans une base de données. Cette base de données peut être consultée couramment par les professionnels appropriés qui contribuent à la réalisation de l'objectif. Que doit faire l’organisme une fois la prise en charge terminée ? Pour aller plus loin, découvrez notre article : conservation, stockage et archivage définitif des dossiers dans le secteur social et médico-social

Que faire du dossier d'un usager après son départ ?

Les 7 actions à mener concernant le dossier usager après son départ :

1. Après le départ du bénéficiaire de votre établissement, passez en revue tous les éléments qui vous semblent essentiels pour sauvegarder la mémoire de la prise en charge de la personne liée à sa situation.
   
2. Choisissez les éléments pertinents relatifs au dossier du bénéficiaire. Vous devrez peut-être conserver certaines informations en conformité avec le Code de l'Action Sociale et des Familles.
   
3. Déterminez le délai de conservation. Une délai de conservation peut notamment être défini selon les exigences du Code de l'Action Sociale et des Familles ou en conséquence de délais de prescription applicables à certains litiges.
   
4. Rassemblez ces éléments sur un support distinct - sur papier ou sous forme numérique, en tant qu'archives intermédiaires (note : le délai de conservation dans les bases de données des archives courantes et intermédiaires, est connu comme étant la Durée d’Utilité Administrative - DUA).
   
5. A l’atteinte des délais de conservation prévue en archives intermédiaires, prévoyez un nouvel examen pour savoir si les éléments doivent être archivés de manière permanente.
   
6. Lorsque la Durée d’Utilité Administrative arrive à son terme, contactez les archives départementales afin d'étudier les éléments que vous avez conservés dans les archives intermédiaires, afin de filtrer ceux qui seront transférés dans les archives permanentes. Nous vous avisons de collaborer avec les archives départementales à ce sujet et de documenter les indications fournies par ces derniers ; en cas de transfert de tout ou partie de ces dossiers, ou de leur destruction.
   
7. Spécialiste dans les secteurs du social et médico-social, Blockproof est là pour vous accompagner.

Pour faciliter l’accès à la DUA des éléments d'un dossier administratif, les Archives de France ont mis en place un tableau des délais de conservation et du sort ultime des éléments constitutifs d’un dossier administratif.